Информатика

Автоматизация системы учета и управления персоналом

Автоматизация системы учета и управления персоналом

Введение

Проблемы вывода российской экономики из затянувшегося кризиса вынуждают руководителей предприятий, менеджеров, предпринимателей обзаводиться надежным и доступным инструментом решения взаимосвязанных экономических задач в комплексе, среди которых особую актуальность приобретают организация и оплата труда на предприятии.

Значение организации и оплаты труда как экономического инструмента трудно переоценить.

Требования к организации и оплате труда в условиях рыночных отношений не упростились, хотя и появилась определенная ясность. Раньше сложность решения вопросов организации и оплаты труда даже на государственном уровне определялась нерешенностью дальнейшего социально-экономического развития страны. Борьба между сторонниками либерализации и сторонниками жесткого управления закончилась, по крайней мере, в части либерализации заработной платы. Правительство проводит уменьшение регулирующих функций государства, положившись на рыночное регулирование цены на рабочую силу. Хозяйственные структуры в настоящее время стали самостоятельными в сфере организации и оплаты труда. Государство полностью доверило им устанавливать тарифные ставки и должностные оклады, премии, надбавки и доплаты, а также нормы выработки, времени и обслуживания. Даже руководители предприятий материального производства, где у государства контрольный пакет акций, мало следуют рекомендациям Минтруда России. Проведенная приватизация средств производства трансформировала трудовые отношения и изменила взгляд хозяйствующих субъектов на расходование средств на оплату труда.

1. Информация необходимая для расчета заработной платы

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров. А на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ № 26 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” от 06.04.2001.

Первичными документами и источником информации о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности или квалификации на другую, о предоставлении отпуска, об использовании рабочего времени являются:

По учету кадров:

Т-1 — Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

Т-1а — Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

Т-2 — Личная карточка работника;

Т-2ГС — Личная карточка государственного служащего;

Т-3 — Штатное расписание;

Т-4 — Учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

Т-5 — Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

Т-5а — Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

Т-6 — Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

Т-6а — Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

Т-7 — График отпусков;

Т-8 — Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;

Т-8а — Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками;

Т-9 — Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

Т-9а — Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

Т-10 — Командировочное удостоверение;

Т-10а — Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника;

Т-11а — Приказ (распоряжение) о поощрении работников.

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

Т-12 — табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

Т-13 — Табель учета использования рабочего времени;

Т-49 — Расчетно-платежная ведомость;

Т-51 — Расчетная ведомость;

Т-53 — Платежная ведомость;

Т-53а — Журнал регистрации платежных ведомостей;

Т-54 — Лицевой счет;

Т-54а — Лицевой счет (свт);

Т-60 — Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

Т-61 — Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;

Т-73 — Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного-двух лет.

Унифицированная форма № Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа (распоряжения) является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.

Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

Унифицированная форма № Т-2 “Личная карточка” заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника.

Унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Унифицированная форма № Т-4 “Учетная карточка научного работника” предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работника. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме № Т-2.

Унифицированная форма № Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу” применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Унифицированная форма № Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска” применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах. Один — остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию. Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты, рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается “без оплаты”.

Унифицированная форма № Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта)” применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Один — остается в отделе кадров, второй — передается в бухгалтерию. Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации. В разделе “Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях” делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.

Унифицированные формы № Т-12 “Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы” и № Т-13 “Табель учета использования рабочего времени” применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Унифицированная форма № Т-49 “Расчетно-платежная ведомость” применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.

Унифицированная форма № Т-51 “Расчетная ведомость” применяется для расчета заработной платы всем категориям работающих. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. Рекомендована для применения в крупных организациях. При применении расчетной ведомости по форме № Т-51 ведется лицевой счет по форме № Т-54. Для учета выплат заработной платы применяется платежная ведомость по форме № Т-53. Форма № Т-51 печатается в виде журнала, который состоит из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал — на квартал, полугодие или год.

Унифицированная форма № Т-53 “Платежная ведомость” применяется для учета выплат заработной платы. На титульном листе формы указывается сумма выплаченной и депонированной заработной платы. При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы.

Унифицированные формы № Т-54 и № Т-54а “Лицевой счет” рекомендуется применять в крупных организациях для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. Заполняется работником бухгалтерии.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы.

По данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.

2. Ввод и редактирование кадровой информации

Объектом автоматизации по вводу и редактированию кадровой информации являются процессы, связанные с ведением штатного расписания, кадрового учета и учета рабочего времени работников.

Правовой основой осуществления указанных видов деятельности являются законодательство Российской Федерации (РФ), нормативные акты Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации, нормативные акты соответствующих министерств и ведомств РФ.

2.1. Формирование и ведение штатного расписания

Штатное расписание (изменение штатного расписания) составляется по каждому подразделению, входящему в состав Волгоградского государственного технического университета, и утверждается руководителем структурного подразделения. Основой для составления штатного расписания является нормативный документ Волгоградского государственного технического университета “Схема должностных окладов работников структурного подразделения”. Штатное расписание подразделения содержит перечень всех открытых должностей, количество штатных единиц по каждой должности, размер должностного оклада и размер надбавки (надбавок) в рублях.

Процессы ведения штатного расписания заключаются в выполнении работниками действий по составлению штатного расписания в рамках действующей схемы должностных окладов путем подготовки и утверждения проектов перечня изменений штатного расписания.

Инициатором изменений штатного расписания является ректорат. Изменения штатного расписания осуществляются в пределах штатной численности фонда заработной платы, определенной Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации.

2.2. Учет персонала

Работники осуществляющие учет персонала выполняют следующие функции:

ведение личных дел и личных карточек работников;

учет военнообязанных;

учет претендентов на вакантные должности;

перевод претендентов в штат;

учет обучения персонала;

составление приказов и распоряжений по кадрам структурного подразделения;

ведение листков временной нетрудоспособности;

расчет стажа работы каждого работника;

ведение графика отпусков и контроль его исполнения;

составление отчетов по кадрам структурного подразделения для представления в ректорат.

Правовой основой деятельности службы кадрового учета является “Кодекс законов о труде Российской Федерации”, нормативные акты Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации по кадровому учету, а также нормативные акты по организации и ведению делопроизводства. Все действия, связанные с приемом на работу и перемещением кадров, выполняются в рамках действующего штатного расписания подразделения.

2.3. Учет использования рабочего времени

Функция учета использования рабочего времени осуществляется путем ежемесячного составления в подразделениях, входящих в состав Волгоградского государственного технического университета, табелей учета рабочего времени, в которых по каждому работнику за каждый рабочий день месяца указывается количество отработанных часов, дни нахождения в отпуске, дни отдыха, дни отсутствия на работе по временной нетрудоспособности и т. д. Табель учета рабочего времени подписывается руководителем подразделения и передается в службу учета кадров, которая сверяет сведения, содержащиеся в табеле, с приказами и распоряжениями по кадрам за отчетный месяц. После внесения необходимых исправлений, табель передается в подразделение по начислению заработной платы для использования в расчете заработной платы работнику за месяц.

2.4. Требования к системе

2.4.1. Требования к системе в целом

Система УП должна включать в себя комплекс задач “Ведение штатного расписания” и комплекс задач “Учет кадров”. Комплекс задач “Формирование и ведение штатного расписания” предназначен для автоматизации функций ведения штатного расписания, составления перечней изменений штатного расписания, ведения нормативно-справочной информации по схемам должностных окладов, наименованиям должностей и др. Комплекс задач “Учет кадров” предназначен для автоматизации функций, связанных с ведением данных о работниках, подготовкой приказов и распоряжений по кадрам, учета использования рабочего времени.

Система должна быть реализована в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ), входящих в состав локальной вычислительной сети (ЛВС), позволяющих выполнять функции, возложенные на соответствующие подразделения Волгоградского государственного технического университета, а также иметь возможность динамически распределять функции между автоматизированными рабочими местами и регламентировать доступ к данным, хранящимся в базе данных.

Система “Управление персоналом” должна иметь возможность обмена данными с системой “Начисление заработной платы”, создания своей справочной информации и контроля вводимой информации на основе централизованно распространяемой в рамках Волгоградского государственного технического университета нормативно-справочной информации. В системе должна быть предусмотрена процедура подготовки и передачи отчетной и статистической информации в ректорат в соответствии с действующими правилами.

Автоматизированное рабочее место пользователя должно обеспечивать выполнение функций, назначенных администрацией конкретному сотруднику.

Система УП должна функционировать в режиме реального времени. При разработке системы необходимо предусмотреть возможность ее функционирования в архитектуре клиент-сервер или файл-сервер в случае больших объемов обрабатываемой информации, а также на локальном персональном компьютере в целях избежания высоких финансовых затрат на приобретение системно-технических средств для подразделений Волгоградского государственного технического университета, где объем обрабатываемой информации и количество пользователей невелики.

2.4.2. Требования к надежности

Для обеспечения надежного функционирования системы и обеспечения сохранности информации при авариях необходимо обеспечить ежедневное резервное копирование информации базы данных.

2.4.3. Требования к составу выходных форм

Система должна обеспечивать формирование следующих выходных форм:

Выходные формы по задаче “Ведение штатного расписания”

схема должностных окладов;

штатное расписание;

приложение к штатному расписанию.

Выходные формы по задаче “Учет кадров”

списочно-численный состав работников;

список принятых на работу работников;

список уволенных работников;

приказ “О приеме”;

приказ “О направлении на курсы повышения квалификации”;

приказ “О переводе”;

приказ “Об увольнении”;

приказ “Об установлении надбавки за научное звание”;

приказ “О снятии надбавки”;

приказ “Об исключении из списков в связи со смертью”;

приказ “О наложении взыскания”;

приказ “О снятии взыскания”;

приказ “Об установлении оклада”;

распоряжение “О предоставлении отпуска”;

распоряжение “О предоставлении дней самоподготовки”;

распоряжение “О возложении обязанностей”.

2.4.4. Требования к функциям

Автоматизации в системе УП подлежат следующие задачи и комплексы задач:

комплекс задач “Формирование и ведение штатного расписания”;

комплекс задач “Учет кадров”;

комплекс задач “Ведение штатного расписания”.

Комплекс задач “Ведение штатного расписания” должен обеспечивать решение следующих задач:

формирование и ведение справочной информации;

формирование проектов штатного расписания и ведение штатного расписания;

формирование данных в вышестоящие организации.

Задача

Годовой доход семьи из четырех человек составляет в среднем 150000 денежных единиц. Основные затраты состоят из: коммунальные услуги — 137000 ден. ед., питание — 64000 ден. ед., плата за детские учреждения — 5800 ден. ед. Остальная сумма тратится, исходя из нужд и потребностей семьи.

Требуется:

представить данные в виде таблицы

рассчитать:

среднемесячный доход семьи;

сумму основных затрат;

оставшуюся сумму.

Долю каждой строки расходов от общей суммы.

Рассчитать все те же показатели в долларах, для докризисной ситуации, считая курс равным 6 р. за доллар, и в послекризисный период, исходя из того, что курс можно изменить несколько раз в течение дня, а результаты расчета должны выполняться автоматически.

Решение задачи представлено в приложении.

Заключение

Объектом автоматизации по вводу и редактированию кадровой информации являются процессы, связанные с ведением штатного расписания, кадрового учета и учета рабочего времени работников.

Правовой основой осуществления указанных видов деятельности являются законодательство Российской Федерации (РФ), нормативные акты Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации, нормативные акты соответствующих министерств и ведомств РФ.

Формирование и ведение штатного расписания

Штатное расписание (изменение штатного расписания) составляется по каждому подразделению, входящему в состав Волгоградского государственного технического университета, и утверждается руководителем структурного подразделения. Основой для составления штатного расписания является нормативный документ Волгоградского государственного технического университета “Схема должностных окладов работников структурного подразделения”. Штатное расписание подразделения содержит перечень всех открытых должностей, количество штатных единиц по каждой должности, размер должностного оклада и размер надбавки (надбавок) в рублях.

Процессы ведения штатного расписания заключаются в выполнении работниками действий по составлению штатного расписания в рамках действующей схемы должностных окладов путем подготовки и утверждения проектов перечня изменений штатного расписания.

Инициатором изменений штатного расписания является ректорат. Изменения штатного расписания осуществляются в пределах штатной численности фонда заработной платы, определенной Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации.

Библиографический список

Аганбегян А. Р. О реформе заработной платы. // Человек и труд. — 2001, № 9.

Белов В. А. Организация учёта труда и заработной платы на предприятиях. // Бухгалтерский учёт и налоги. — 2000, № 3.

Богатая И. Н. Исчисление среднего заработка для оплаты отпусков и больничных: Учебное пособие. — М.: Приор, 2003.

Герчиков В. И. Мотивация и стимулирование труда в современных условиях. // Эхо. — 2002, № 6.

Глухов В. В. Оплата труда. // Менеджмент: Учебник. — СПб, 2001.

Гражданский Кодекс РФ. Часть 1 и 2. С изменениями от 20.02.1996, 12.08.1996, 24.10.1997, 08.07.1999, 17.12.1999, 16.04.2001, 15.05.2004.

Налоговый кодекс РФ. Часть 1. Утв. 31.07.1998, № 146-ФЗ. С изменениями и дополнениями от 30.03.1999, 0907.1999, 02.01.2000, 05.08.2000, 24.03.2001. Часть 2. Утв. 05.08.2000, № 117-ФЗ. С изменениями и дополнениями от 29.12.2000, 30.05., 06.08., 07.08., 08.08.2001.

О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21 ноября 1996 г., № 129-ФЗ. — Принят Госдумой 23.02.1996. Одобрен Советом Федерации 20.03.1996. С изменениями от 23.07.2004.

Трудовой кодекс РФ от 30.12.01, № 197-ФЗ. С изменениями и дополнениями от 30.06.2005.

Рубрики

Партнеры: